Informace o zpracování osobních údajů
Tato Informace o zpracování osobních údajů stanoví, jak společnost YONCARE s.r.o., IČO: 193 27 587, se sídlem Keltská 279, Točná, 143 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C., vložka 384825, (dále jen „YONCARE“) používá a chrání veškeré informace, které jste jí předali. YONCARE se zavazuje zajistit bezpečí Vašich osobních údajů (dále též „OÚ“).
Rádi bychom Vám v tomto informačním memorandu poskytli přehledné a srozumitelné informace zejména o tom, jakým způsobem Vaše osobní údaje zpracováváme a v jakých kategoriích, rozsahu a účelu a komu je předáváme. Naleznete zde také informace o Vašich právech v oblasti zpracování osobních údajů.
YONCARE zpracovává osobní údaje v souladu s právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů (zejména se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, (dále jen „Zákon”) a Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, anglicky General Data Protection Regulation; dále jen „GDPR“). YONCARE se snaží všemi dostupnými a rozumnými prostředky zajistit, aby jakékoli zpracování osobních údajů probíhalo takovým způsobem, aby soukromí osob, jichž se osobní údaje týkají, bylo dostatečně chráněno a zabezpečeno. Za tím účelem YONCARE zavedla a průběžně zdokonaluje zabezpečení osobních údajů pomocí technických, fyzických a organizačních opatření, která mají zabránit náhodnému nebo nezákonnému zničení nebo ztrátě, změně, nepovolenému zveřejnění nebo přístupu a všem dalším nezákonným způsobům zpracování osobních údajů. Dále YONCARE zavedla standardy pro využívané informační technologie a jiné vnitřní předpisy a procesy směřující k zabezpečení osobních údajů, které zpracovává.
SPRÁVCE
Správcem Vašich osobních údajů je společnost YONCARE. YONCARE nese odpovědnost za to, že Vaše osobní údaje budou zpracovány řádně a v souladu s platnou právní úpravou. Vůči YONCARE můžete rovněž uplatňovat svá práva v souvislosti s Vašimi osobními údaji, která naleznete níže v tomto informačním memorandu.
Správcem Vašich osobních údajů se YONCARE stává zejména, pokud se jako účastník studie medicínského klinického hodnocení (dále jen „pacient“), rozhodnete využít nabídku účasti v programu „Pohodlí účastníka klinické studie“, tedy logistické podpory (naplánování cesty, případně různé možnosti náhrady výdajů (cestovné, stravné, ubytování) a dalších schválených logistických služeb) a předáte nám svoje výše uvedené osobní údaje, které k poskytnutí schválených plnění nezbytně potřebujeme. Součástí předávaných osobních údajů je i Váš podpis této Informace o zpracování osobních údajů, který nám pomůže prokázat splnění naší informační povinnosti dle GDPR.
OSOBNÍ ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME
Osobní údaje jsou informace, které Vás mohou identifikovat jako žijícího jedince, ať už samy o sobě, nebo současně s dalšími informacemi, které máme, nebo můžeme mít k dispozici.
Zpracování osobních údajů provádíme pouze v takové míře, abychom splnili zákonné požadavky, ochránili své oprávněné zájmy a zároveň abychom Vám poskytli kvalitní služby a komfortní servis.
Za účelem poskytování kvalitních služeb zpracováváme Vaše výše poskytnuté OÚ, tedy jméno, adresu bydliště, bankovní spojení (č.ú.), telefonní číslo a e-mailovou adresu a za účelem prokázání splnění naší informační povinnosti i Váš podpis na tomto informačním memorandu.
KDE UKLÁDÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?
Vaše OÚ, které jsme od Vás obdrželi jsou směrovány do jednoho nebo více IT systémů, kde budou uchovávány na našich zabezpečených serverech v našich IT systémech v České republice. Originály podepsaného informačního memoranda s Vašimi OÚ uchováváme v trezoru v zabezpečených prostorech společnosti YONCARE. Za účelem vypořádání poskytovaných plněné budou Vaše OÚ uloženy také na serveru/cloudu společnosti Block Clinical Inc. v Paříži, ve Francii. Z tohoto serveru mohou být Vaše OÚ zpracovány (zejm. formou náhledu) naší partnerskou společností Block Clinical, Inc., 16787 Bernardo Center Dr., Ste 7, San Diego, CA 92128, které zajišťuje poskytování logistické podpory a úhradu nákladů pacientům, a to na základě smlouvy se zadavatelem studií klinického hodnocení.
K ČEMU NÁM SLOUŽÍ ZÍSKANÉ OÚ?
Vaše osobní údaje jsou společností YONCARE zpracovávány vždy pro konkrétní účel a po dobu, která je k jeho naplnění nezbytná. Po splnění původního účelu (například plnění smlouvy) můžeme některé Vaše osobní údaje dále zpracovávat pro jiné účely (například pro plnění naší zákonné povinnosti). Vaše osobní údaje obecně archivujeme po dobu stanovenou právními předpisy, smlouvou či na základě našeho oprávněného zájmu (například po dobu trvání promlčecích lhůt, kdy můžeme mít zájem uplatňovat nebo obhajovat naše právní nároky).
ÚČELY ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OÚ
a) plnění smlouvy / poskytnutí dohodnutých plnění a náhrad,
b) plnění našich právních povinností – zpracování Vašich osobních údajů nám nařizuje zákon nebo jiná platná právní úprava,
c) vnitřní administrativní účely YONCARE – Interní vedení záznamů.
DOBA ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ
Poskytnuté OÚ budeme zpracovávat po dobu 3 let od ukončení studie klinického hodnocení, které se účastníte.
ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ A ZABEZPEČENÍ OÚ
Zavazujeme se zajistit bezpečnost Vašich dat. Abychom zabránili neoprávněnému přístupu k nim nebo jejich neoprávněnému zveřejnění, zavedli jsme vhodné fyzické, elektronické a manažerské postupy pro ochranu a zabezpečení informací, které prostřednictvím tohoto informačního memoranda shromažďujeme.
Zpracování Vašich osobních údajů může být jak manuální, tak automatizované. Automatizované zpracování probíhá v informačních systémech YONCARE, případně v informačních systémech našich smluvních zpracovatelů. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány především vybranými zaměstnanci YONCARE a zpracovateli, kteří se podílejí na jejich zpracování. Jak naši zaměstnanci, tak zpracovatelé a jejich zaměstnanci mají povinnost zachovávat mlčenlivost o veškerých skutečnostech, údajích a datech (osobních či jiných), o nichž se dozvěděli při výkonu své práce. Se všemi externími zpracovateli máme uzavřenu písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů, které klade důraz zejména na zabezpečení zpracovávaných osobních údajů.
Vaše osobní údaje zpracováváme na území České republiky a případně v dalších zemích Evropské unie, kde je zajištěna stejná úroveň ochrany osobních údajů jako v České republice. Kromě těchto zemí dochází k předání některých osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, přičemž toto předávání je založeno na vhodných zárukách (konkrétně Standardních smluvních doložkách o ochraně osobních údajů, schválených EU).
VAŠE PRÁVA PŘI ZPRACOVÁNÍ OÚ
Vaše osobní údaje zpracováváme zcela transparentním způsobem. Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv subjektu údajů, které Vám zaručuje GDPR.
Na základě práva na přístup k informacím máte právo získat od YONCARE jako správce potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou zpracovávány, pak máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a dalším informacím, které Vám budou YONCARE jako správcem v souladu s právní úpravou poskytnuty.
Dále máte právo na opravu, které spočívá v tom, že YONCARE jako správce má povinnost opravit nepřesné údaje, které se Vás, jako subjektu údajů, týkají a stejně tak máte právo i požadovat doplnění Vašich neúplných osobních údajů.
Na základě práva na výmaz máte právo na to, aby YONCARE jako správce vymazala všechny osobní údaje, které se Vás jako subjektu údajů týkají, pokud je k tomu dán právní důvod. YONCARE si Vás dovoluje upozornit, že žádosti o výmaz může nevyhovět, pokud existuje další právní důvod pro zpracování, např. pokud je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, je nezbytné pro splnění právních povinností, které se na YONCARE vztahují, nebo je nezbytné pro ochranu oprávněných zájmů YONCARE.
Dále máte právo na omezení zpracování, které můžete využít, zejména pokud máte za to, že zpracování osobních údajů je nepřesné, protiprávní, pokud je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pokud vznesete námitku proti zpracování.
Na základě práva na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování máte právo být informován o příjemcích informací, kterým YONCARE oznámí skutečnost, že došlo k opravě, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů, to však pouze pokud se to neukáže jako nemožné nebo to nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.
Máte právo na přenositelnost osobních údajů, které spočívá v tom získat od YONCARE osobní údaje, které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a dále máte právo předat tyto údaje jinému správci. To však pouze pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu nebo je zpracování osobních údajů nezbytné pro plnění smlouvy a zpracování se provádí automatizovaně. Pokud to bude technicky proveditelné, máte právo na to, aby YONCARE předala osobní údaje přímo Vámi určenému správci.
Podle práva vznést námitku můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů.
Dále máte právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování, včetně profilování, které pro Vás má právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká.
Dovolujeme si Vás informovat, že pokud nastane případ porušení zabezpečení Vašich osobních údajů, na základě kterého Vám bude hrozit újma na Vašich právech, YONCARE Vám oznámí, že došlo k takové situaci, a to bez zbytečného odkladu.
Ve všech záležitostech ohledně Vašich osobních údajů se můžete obrátit přímo na společnost YONCARE.
Domníváte-li se, že YONCARE nepostupuje ve zpracování Vašich osobních údajů podle platné právní úpravy, jste oprávněni podat stížnost na takové zpracování osobních údajů YONCARE u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7.
Závěrem si Vás dovolujeme upozornit na to, že tento dokument bude pravidelně aktualizován.
V Praze dne 1. srpna 2023